Es ist eine grundsätzliche Unternehmeraufgabe, Vorkehrungen für den eigenen Ausfall zu treffen, es sollte also einen Notfallplan geben.
Die Bereitschaft dafür ist gering, den Gedanken, die die eigene Person betreffen, sind viele unangenehm und werden ganz einfach verdrängt. Corona hat aber trotz allem ein höheres Bewusstsein für diese Notfallplanung geschaffen. Nur, unabhängig von der Unternehmensgröße, wären folgende Szenarien anzudenken:
- Wenn ich als Geschäftsführer/Inhaber plötzlich durch Krankheit oder Unfall für längere Zeit ausfalle? Was würde passieren?
- Wenn ich als Chef vor vier Wochen gestorben wäre? Könnte das Unternehmen ohne mich fortbestehen, könnten die Arbeitsplätze erhalten bleiben?
- Wäre meine Familie wirtschaftlich abgesichert? Wie ginge es überhaupt mit den wichtigsten Kunden, Geschäftspartnern Mitarbeitern weiter?
Nach diesem Gedankenspiel u.a. folgende Fragen zu beantworten:
- Nach dem Eintritt einer der Szenarien, wer kann und soll sich um das Unternehmen kümmern?
- Wer nimmt, vorübergehend oder dauerhaft, die wichtigsten Aufgaben im und für das Unternehmen wahr, wer trifft die operativen (und ev. auch strategischen) Entscheidungen?
Ohne entsprechende Vorbereitungen kann es einfach zu einem kurz- und mittelfristigen Betriebsstillstand kommen oder der Betrieb ist überhaupt zu schließen!
Übrigens, eine betriebliche Notfallplanung beizeiten hilft, das Thema der Übergabe, rechtzeitig und früher, als gemeinhin üblich, anzugehen. Man kann sie quasi als Vorarbeit zur Nachfolgeplanung, ob Familien intern oder extern, verstehen. Und auch, wenn der Nachfolger schon feststeht (aber noch nicht in der Lage oder persönlich/fachlich bereit ist, das Ruder zu übernehmen) muss Vorsorge für den Fall des Falles getroffen werden.
Was sind nunmehr die wichtigsten Punkte und weiterzugebenden Informationen einer betrieblichen Notfallplanung:
Vorab, klare, zweifelsfreie, Kommunikation, ab wann der Notfallplan in Kraft tritt, wer im Ernstfall zu verständigen ist und darüber entscheidet, wer unterstützen kann und wo die u.a. Unterlagen und Informationen für eine betriebliche Notfallplanung aufbewahrt sind!
Und das sind folgende
- Persönliche Unternehmensweiterführung
- Wichtige Ansprechpartner
- Dokumentation der Organisation, Prozesse und Kompetenzen
- Wichtige Zugänge, Schlüssel
- Wichtige Unterlagen und Info über registrierte Verfügungen, wie Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Testament
Nunmehr, untenstehend, eine detailliertere, aber bei weitem nicht vollständige, Checkliste:
| Personelle Unternehmensweiterführung: |
| Benennung von Entscheidungsträgern & Stellvertreter im Unternehmen (Geschäftsführer, Prokuristen bzw. General-, Spezialbevollmächtigte) |
| weitere Schlüsselpersonen im Unternehmen mit deren Rolle und formeller/informeller Stellung in der Organisation |
| Wichtige Ansprechpartner mit deren Kommunikationsdaten (partiell als Krisenstab einsetzbar): |
| Betriebsinterne Schlüsselpersonen |
| Rechtsanwalt |
| Steuerberater, Unternehmensberater |
| Banken- und Versicherungsberater |
| Dokumentation der Organisation, von Prozessen und Kompetenzen: |
| Organisationsstruktur des Unternehmens (auch mit einbezogenen externen Dienstleistern) |
| Wichtige Aufgaben und Kompetenzen im Unternehmen |
| Kernprozesse im Unternehmen |
| Wichtige Zugänge, Schlüssel: |
| Diverse Online-Passwörter für verschiedene Social Media und E-Mail Konten, Zugänge zu Datenbanken, für Online-Programme und Abos , CMS-Zugänge von eigenen Webseiten,… |
| Hardware-Passwörter und Zugänge für PCs, Laptops, Computer, Tablets und Mobiltelefonen, WLAN und dergleichen |
| Finanzzugänge: Firmen-/Privat-Konten, Zeichnungsberechtigungen, Oder-Konten, Tele-, E-Banking, Zugänge für Online Banken, Online-Börsen und Online- Vermögensverwaltungen, gem. Sparbücher, Losungsworte und ähnliches |
| Wichtige (General-) Schlüssel fürFahrzeuge, Betrieb, besonders geschützte Räume, Tresor, Bankschließfächer, Depots, …)? |
| Wichtige weitere Unterlagen: |
| Bank-, Leasing- und Versicherungsunterlagen |
| Aufstellung von Bankkonten und Bankvollmachten |
| wichtige Verträge (mit Lieferanten und mit Kunden sowie Geschäftsführer- und Vertriebspartner, Vermittler) |
| Registrierte Verfügungen: |
| Vorsorgevollmacht |
| Patientenverfügung |
| Testament, Erbvertrag |
Und ja, betriebliche Notfallplanung ist gerade in diesen herausfordernden Zeiten mit zunehmender Komplexität und breiterer Digitalisierung ein Muss!
Dr. Thomas Reischauer, MBA
Geschäftsführer Reischauer Consulting GmbH, Wels
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